Her kan du får alle oplysninger om vores persondatapolitik. Du kan også trykke på knappen og få teksten som en PDF-fil.

Persondatapolitik

Persondatapolitik for Kulturelt Samråd Herning

Dato for seneste ændring: 25.05.2018

 

Kulturelt Samråd Hernings dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne persondatapolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

 

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Kulturelt Samråd Herning er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Koordinator, Carsten Gjerløv

Adresse: Nørregade 7B, 7400 Herning

EAN. Nr. 5798005490050

Telefonnr.: 30558635

Mail: kshcg@herning.dk

Website: www.kultureltsamraadherning.dk

 

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

  • Oplysninger i forbindelse med ansøgninger til kulturaktivitetspuljer:

Almindelige personoplysninger:

  • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, telefonnummer, og e-mailadresse.
  • Oplysninger om deltagere i vores projekter:

Almindelige personoplysninger:

  • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, telefonnummer, og e-mailadresse.
  • Oplysninger om medlemmer og forretningsudvalgsmedlemmer:

Almindelige personoplysninger:

  • Kontaktoplysninger som navn, telefonnummer og e-mailadresse
  • Andre oplysninger om foreningstilknytning og bankkontonummer.

 

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig og din kulturforening, gruppe eller institution. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

  • I forbindelse med udbetaling af midler til projekter.
  • Sociale medier, der er offentligt tilgængelige

 

Organisationens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Organisationens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
  • Behandling efter lovkrav
  • Behandling med samtykke

 

Formålene:

  • Formål med behandling af oplysninger i forbindelse med ansøgninger til kulturaktivitetspuljer:
  • Som led i organisationens/foreningens aftale med Samrådet i forbindelse med udbetaling af penge til projekter, som for eksempel i form af underskudsgaranti eller støtte
  • Opfyldelse af lovkrav
  • Administration af din relation til os

 

  • Formål med behandling af oplysninger på deltagere i vores projekter:
  • Som led i Samrådets aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning af projekter
  • Opfyldelse af lovkrav
  • Administration af din relation til os

 

  • Formål med behandling af oplysninger på medlemsrepræsentanter og forretningsudvalgsmedlemmer:
  • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser og møder
  • Opfyldelse af lovkrav
  • Administration af din relation til os

 

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine personoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Udøvelse af aktiviteter og projekter
  • Afholdelse af sociale arrangementer samt andre aktiviteter
  • Brug af situationsbilleder taget i Samrådet eller i forbindelse med projekter i Samrådet, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i Samrådet
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige personoplysninger også i en periode efter din deltagelse i projekter eller efter udbetaling af midler
  • Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

 

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

 

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med projekter og aktiviteter, der involverer samarbejdspartnere, kan det være nødvendigt med videregivelse af projektdeltageres personoplysninger til relevante organisationer. Disse kan befinde sig indenfor og udenfor EU. Vi videregiver ikke personoplysninger til disse uden dit samtykke.

Der sker videregivelse af personoplysninger om frivillige i projekter og ansøgere af midler fra Samrådets pulje i relevant omfang til Kultur- og Fritidsforvaltningen i Herning Kommune.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer og andre organisationer til markedsføring uden dit samtykke.

 

 

 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som projektdeltager, som fastansat, projektansat eller medlem af bestyrelsen:

 

Projektdeltagere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra projektets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige personoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for projektets afslutning

Forretningsudvalgssmedlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige personoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt

Frivillige:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 1 år efter arbejdet er ophørt.

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel projektdeltagere, frivillige, samt forretningsmedlemmer til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

 

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

 

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.